Звіт за результатами проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами виконкому міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Дніпропетровської облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України» (надалі Методика ефективності контролю за виконанням завдань), на виконання розпорядження голови Дніпропетровської облдержадміністрації від 29 вересня 2015 №578/0/3-15 «Про проведення у 2015 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації» та відповідного розпорядження міського голови від 07 жовтня 2015 року № 276-р, робочою групою було проведено вивчення ефективності здійснення в 2015 році контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Дніпропетровської облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови.  За результатами перевірки встановлено, що у виконкомі робота з документами ведеться системно. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи діловодства «Облік-ОДА». У програмі ведеться облік вхідних та облік виконання контрольних документів.

З 01.01.15 р по 27.11.15 р. до виконкому надійшло 3314 службових документи у тому числі контрольних – 1309, що становить 39,5 % від загальної кількості. За видами кореспондентів більшу частину документів було надіслано облдержадміністрацією та обласними галузевими управліннями – 1417 (42,7% від загальної кількості документів). Найбільшу кількість документів опрацьовано такими структурними підрозділами виконкому: управління житлово-комунального господарства та капітального будівництва - 1397 документів (42,15%), підрозділами соціальної сфери – 861 (25,98%), управлінням економіки - 316 (9,54%), загальним відділом – 299 (9,02%), фінансовим управлінням - 245 (7,39%), юридичним управлінням – 196 (5,91%).

Для забезпечення більш чіткої організації контролю за якістю і своєчасністю виконання документів, спеціалістами загального відділу щоденно проводиться моніторинг оперативного виконання вхідних документів. На оперативних нарадах міського голови до відома керівників структурних підрозділів виконкому щотижнево доводиться план здійснення контролю за виконанням документів вищих органів та власних розпорядчих актів.

Оцінка ефективності здійснення контролю здійснювалася за такими критеріями:

I.                                    Дотримання строків виконання завдань – задовільно.

1.   Робота зі службовими документами в структурних підрозділах виконкому міської ради проводиться відповідно до Регламенту виконкому міської ради, затвердженого рішенням виконкому від 22.02.12 року № 142 зі змінами (далі - Регламент), Інструкції з діловодства виконкому Новомосковської міської ради, затвердженої рішенням виконкому міської ради від 28.10.2013 року № 536 (далі - Інструкція).

2.   Системний контроль за виконанням службових документів, дотриманням термінів покладено на загальний відділ виконкому.

3.   В основному, структурні підрозділи виконкому міської ради дотримуються строків виконання завдань, готують інформації про їх виконання. Хоча, перевіркою встановлено, що 12 контрольних документів виконані з порушенням термінів (показник порушення виконавської дисципліни становить (0,98 %).

II.   Дотримання порядку попередньої реєстрації та розгляду актів і доручень в реєстраційно-контрольних картках чи журналах реєстрації – позитивно.

1.    Виконавчим комітетом та його структурними підрозділами дотримуються вимоги щодо реєстрації документів.

2.    Документи, які надходять до виконкому, реєструються за допомогою автоматизованої системи «Облік-ОДА» та розглядаються керівниками в день їх надходження. Загальним відділом забезпечується опередній розгляд документів, термінові документи надаються на розгляд керівництву негайно.

3.     У структурних підрозділах виконкому міськради реєстрація службових документів здійснюється в журналах.

III.   Дотримання порядку формування справ, картотек, банків даних – позитивно.

1.    Формування справ, тимчасове зберігання та використання архівних документів здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Наказу Державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16 «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», Регламенту виконкому міської ради та зведеної номенклатури справ.

2.   У структурних підрозділах виконкому міської ради справи формуються відповідно до номенклатури справ.

IV.  Дотримання вимог щодо:

1.    Розгляду та встановлення строків виконання завдань, підготовки проектів документів–позитивно.

 Строки виконання завдань визначаються відповідно до законодавства України розділу 5 Регламенту, додатку 14 до Інструкції та за резолюцією передаються безпосередньому виконавцю. Підготовка проектів документів здійснюється у відповідності до п.п.2.2, 2.6. Регламенту та відповідного розділу Інструкції; підготовка проектів рішень міської ради - відповідно до Регламенту Новомосковської міської ради.

2.    Змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які розробляються на виконання завдань-позитивно.

З метою виконання завдань, визначених актами та дорученнями, структурними підрозділами виконкому готувалися відповідні рішення міської ради, виконкому, розпорядження міського голови.

Документи готуються та оформлюються відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлювання документів», Регламенту виконкому Новомосковської міської ради та Інструкції з діловодства виконкому Новомосковської міської ради.

В ході перевірки встановлено, що управліннями освіти й управлінням житлово-комунального господарства та капітального будівництва у поодиноких випадках містять орфографічні і стилістичні помилки, та порушення в оформленні документів.

3.   Організації контролю за виконанням завдань – позитивний.
У більшості структурних підрозділів налагоджена система контролю, визначені відповідальні за цей напрям роботи, в установленому порядку ведеться облік контрольних документів, розробляються і затверджуються плани заходів і орієнтовні графіки здійснення контролю за їх виконанням.    

За результатами перевірки робоча група виходить з пропозиціями:

1.     Керівникам структурних підрозділів виконкому Новомосковської міської ради:

1)     Постійно вживати заходів щодо:

-      унеможливлення поверхневого підходу до вирішення проблемних питань, визначених у контрольних документах;

-      недопущення порушень термінів виконання контрольних документів;

-      керівникам управління культури та управління житлово-комунального господарства та капітального будівництва  вжити заходи  по посиленню контролю за змістом та оформленням документів.

2)    Провести додаткові навчання з працівниками підрозділів щодо дотримання вимог Регламенту виконкому міської ради  затвердженого рішенням виконкому від 22.02.2012 року № 142 (зі змінами) та Інструкції з діловодства, затвердженої рішенням виконкому від 28.10.2013 року № 536.

3)    У разі порушень терміну виконання контрольних документів, надавати до загального відділу письмове пояснення за особистим підписом.

2. Загальному відділу розробляти плани заходів та графіки здійснення контролю за виконанням завдань, визначених у контрольних документах, та доводити їх до відома заступників міського голови.

3. При проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами обов’язків і завдань протягом року, враховувати стан дотримання ними виконавської дисципліни.

4. За результатами проведення оцінки, діяльність виконавчого комітету Новомосковської міської ради за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Дніпропетровської облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови, визнати ефективною.