Облікова картка
Номер облікової картки: 
4 543
Вид: 
Рішення виконкому
Форма зберігання документа: 
Паперова

РІШЕННЯ

№61/0/6-18 від 17.01.2018

Про внесення змін до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Новомосковської міської ради

У зв’язку із запровадженням  ведення діловодства виконавчого комітету Новомосковської міської ради за допомогою автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ», керуючись статтею 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Новомосковської міської ради

ВИРІШИВ:  

1. Внести зміни до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Новомосковської міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету від 28.10.2013 року № 536 (далі – Інструкція). А саме:

1.1.Пункт 16 Інструкції викласти в новій редакції: «Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Бланки документів повинні мати такі поля:

ліве поле – 30 мм;

праве поле – 10 мм;

верхнє поле – 15 мм;

нижнє – 25 мм.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом.

1.2.  Пункт 17  Інструкції доповнити наступними реченнями:

«бланк доручення заступника міського голови (додаток 4.1);

бланк довіреності (додаток 4.2)» та затвердити відповідні бланки (додатки 6,7).

1.3. Пункт 28 Інструкції викласти в наступній редакції: «Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних, вихідних, внутрішніх документів, а також розпоряджень міського голови (особи, яка виконує його обов’язки) з основної діяльності, рішень виконавчого комітету та рішень міської ради проставляються відповідно до реєстраційно-контрольних карток автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ» (далі – АСД «ДОК ПРОФ»).

Індекси вхідних, вихідних, внутрішніх документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, та доповнюються індексами за номенклатурою справ структурних підрозділів, та роком, який зазначається двома останніми цифрами. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та дефісом.

Наприклад: 19/0/2-18, де

19 – порядковий номер документу

0 – первинне надходження документа,

2 – індекс картотеки документу (вхідна, вихідна, внутрішня),

18 – рік реєстрації.

Індекси нормативно-правових актів (рішень, розпоряджень) складаються з порядкового номеру у межах групи документів, що реєструються, та доповнюються індексами за номенклатурою справ, та роком, який зазначається двома останніми цифрами.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та дефісом.

Розпорядження з основної діяльності, рішення виконавчого комітету та рішення міської ради реєструються за допомогою АСД «ДОК ПРОФ».

Розпорядженням з основної діяльності присвоюється індекс «Р» та порядковий номер, наприклад: Р-2.

Індекс документів для службового користування має позначку «ДСК».

До реєстраційних індексів розпоряджень з основного складу додається літера «к», наприклад: 12-к, де 12 – порядковий номер розпорядження.

Якщо документ підготовлено двома або більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: Р-35/0/3-12/23-р – для спільних розпорядчих документів або 35/02-13/48/03-13 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа».

1.4. Пункт 81 Інструкції викласти в наступній редакції: «Проекти розпоряджень з основної діяльності візуються спочатку виконавцем, потім начальником юридичного управління, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Візування здійснюється на зворотному боці останнього аркуша розпорядження.

Якщо в проекті розпорядження порушуються:

- фінансові питання, то він обов’язково візується заступником міського голови - начальником фінансового управління;

- питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені службовці органів місцевого самоврядування, то їх кандидатури обов’язково погоджуються з керівником відповідного структурного підрозділу».

1.5. Пункт 82 Інструкції викласти в новій редакції:  «Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються начальником відділу кадрової роботи, начальником юридичного управління та іншими посадовими особами, яких стосується документ».

1.6  Виключити абзац 3 пункту 86 Інструкції та викласти пункт 86 у наступній редакції: «Текст розпорядження з питань основної діяльності складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «Начальникам структурних підрозділів міськвиконкому».

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо».

1.7. Пункт 98 Інструкції викласти в наступній редакції: «Розпорядження з основної діяльності нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року за допомогою автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ»; розпорядження з кадрових питань (особового складу) реєструється рукописним способом.

Розпорядження з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію».

1.8. Пункт 104 Інструкції викласти в наступній редакції: «Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: виконавчого комітету, комісій, рад тощо. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Нумерація протоколів засідань виконавчого комітету ведеться за допомогою автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ».

1.9. Абзац 1 пункту 124 Інструкції викласти в новій редакції: «Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до затвердженого перспективного плану роботи на півріччя (далі – план).

У разі потреби міський голова (особа, яка виконує його обов’язки) може скликати позачергове (позапланове) засідання виконавчого комітету. Скликання позачергового засідання оформлюється відповідним розпорядженням».

1.10. Пункт 159 Інструкції доповнити реченням наступного змісту: «звернення громадян щодо надання адміністративних послуг».

1.11. Пункт 164 Інструкції викласти в новій редакції: «Для реєстрації документів у виконкомі застосовується автоматизована система діловодства «ДОК ПРОФ».

1.12. У пункті 190 Інструкції слова «Облік ОДА» замінити словами «ДОК ПРОФ».

2. Викласти у новій  редакції наступні додатки до пункту 17 Інструкції:

2.1. додаток 2 «Бланк службового листа» (додаток 1);

2.2. додаток 3 «Бланк розпорядження» (додаток 2);

2.3. додаток 4 «Бланк доручення» (додаток 3);

2.4. додаток 6 «Бланк рішення виконавчого комітету» (додаток 4);

2.5. додаток 7 «Бланк рішення міської ради» (додаток 5).

3. Вважати такими, що втратили чинність:

3.1. додаток 13 до пункту 164 Інструкції  з діловодства у виконавчому комітеті Новомосковської міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету від 28.10.2013 року № 536;

3.2. рішення виконавчого комітету Новомосковської міської ради від 22.06.2016 року № 408 «Про внесення змін до рішення від 28.10.2013 року № 536 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті новомосковської міської ради».

4. Начальнику загального відділу (Грудська О.К.):

4.1. довести зміни Інструкції з діловодства до керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, керівників комунальних закладів та установ міста;

4.2. здійснювати систематичні перевірки стану діловодства та дотримання вимог Інструкції у структурних підрозділах виконкому.

5. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому Чуднівець А.С.

 

В.о. міського голови,

секретар міської ради                                                           С.Г. Горошко